Einleitung BA-BEA-Verfahren

Bescheinigungen Elektronisch Annehmen (BEA)

Seit dem 01.01.2023 können Arbeitgeber gemäß Hinweis 2208443 – Bescheinigungen Elektronisch Annehmen (BEA): Auslieferung des Verfahrens die Daten der Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen (§§ 312 und 313 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch – SGB III) sowie einer Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (§ 312a SGB III) nur noch auf elektronischem Wege an die Bundesagentur für Arbeit (BA) übermitteln.

Die Pflicht, Bescheinigungen nur noch online zu übermitteln, gilt seit dem 01. Januar 2023 für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Für Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 enden, können die Bescheinigungen noch in Papierform oder maschineller Form eingereicht werden. Das gilt auch für zu bescheinigende Nebeneinkommen für 2022.

Durch das 7. SGB IV-Änderungsgesetz wurde das Widerspruchsrecht des Arbeitnehmers gegen die elektronische Übermittlung der Bescheinigungsdaten im BEA-Verfahren ab dem 01.01.2023 aus §313a SGB III entfernt, wie Hinweis 3268662 – BEA: Textanpassung Registerkarte DSAB berichtet. Der Text auf der Registerkarte des Infotyps Elektronischer Datenaustausch (0700) Subtyp DSAB Arbeitsbescheinigung wird mit diesem Hinweis angepasst.

Gemäß Hinweis 3165505 – BEA: Entfall des Widerspruchsrechts der elektronischen Übermittlung ist das BEA-Verfahren für Arbeitgeber seit Januar 2023 verpflichtend, wodurch das Widerspruchsrecht der elektronischen Übermittlung entfällt. Die betroffenen Meldungen sind die Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III) und die Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 SGB III). Seit dem 01.01.2023 ist es nur noch möglich, alle BEA-Meldungen elektronisch zu übermitteln. Arbeitsbescheinigungen EU nach § 312a SGB III waren immer elektronisch zu übermitteln. Für Beschäftigungen, die vor diesem Stichtag enden, können Arbeitgeber (auch nach Januar 2023) noch den Formulardruck verwenden, um Arbeitsbescheinigungen einzureichen. Für Nebeneinkommensbescheinigungen können Unternehmen (auch nach Januar 2023) noch den Formulardruck verwenden, um Perioden bis Ende 2022 zu bescheinigen.

Im Report Sachbearbeiterliste BEA-Meldungen Ausgang (RPCBALD0_OUT) bleibt deshalb für die Übergangszeit vorerst die Schaltfläche Drucken bestehen. Bitte beachten Sie, bei Änderungen am BEA-Verfahren wird SAP die PDF-Formulare nicht aktualisieren oder synchron halten.

Prozessbeschreibung und -ablauf

Customizing

Meldungen versenden und abholen

Für die BEA-Meldungen werden die folgenden SAP-Standardprogramme (oder zweckgleiche Folgeprogramme) eingesetzt.

Die Reports zur Erstellung der Meldungen und Meldedatei finden Sie im SAP-Menü unter Personal -> Personalabrechnung -> Europa -> Deutschland -> Folgeaktivitäten -> Pro Abrechnungsperiode -> Abrechnungszusatz -> BEA Bescheinigungen Elektronisch Annehmen.

Sie erstellen die monatlich an die BA zu sendenden Meldungen für Nebeneinkommen (Datensatz DSNE) sowie die nach Bedarf zu erstellenden Arbeitsbescheinigungen (Datensatz DSAB) und Arbeitsbescheinigungen EU (Datensatz DSEU).

Für alle drei Arten von Meldungen müssen Sie grundsätzlich für den Mitarbeiter einen Infotyp Elektronischer Datenaustausch (0700) angelegt haben. Der Subtyp ist gleichnamig wie der Datensatz. Ohne diesen Satz werden Meldungen nicht erstellt.