Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist verpflichtend

Mit dem Beginn des Jahres 2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) durch die Rentenversicherung verpflichtend. Diese Methode bietet den Vorteil, dass Unternehmen und Betriebsprüfer Zeit sparen, indem Daten bereits im Vorfeld einer Betriebsprüfung ausgewertet werden, um Ungereimtheiten oder fehlende Meldungen aufzuspüren.

Datenvorbereitung für die euBP

Im Vorfeld der euBP müssen Unternehmen ihre kompletten Entgeltunterlagen in digitaler Form bereithalten, einschließlich Erklärungen der Beschäftigten, Bescheide der Einzugsstellen, Immatrikulations- oder Rentenbescheide. Die Daten werden dann bei Bedarf von dem Betriebsprüfdienst aus dem Entgeltprogramm heraus zusammengestellt und an die Rentenversicherung übermittelt. Dank entsprechender Analysesoftware können die Betriebsprüfer die Daten schnell und effizient überprüfen, was die Prüfdauer reduzieren soll.

Verringerung des Aufwands für alle Beteiligten

Die euBP soll die Beteiligten bei der Betriebsprüfung entlasten, indem sie den Aufwand verringert. Durch die elektronische Übermittlung der Daten wird der Vorbereitungsaufwand für die Arbeitgeber minimiert. Papierbasierte Unterlagen sind nicht mehr notwendig und die Prüfdauer vor Ort wird verkürzt. Zwar müssen Arbeitgeber nach der Prüfung selbst Korrekturen melden, aber die Rentenversicherung unterstützt sie hierbei, indem sie die Korrektur vorbereitet und die Betriebe mit den Grunddaten versorgt.

Ausnahmen und freiwillige Übermittlung bei der euBP

In besonderen Fällen kann die Verpflichtung zur digitalen Entgeltunterlagen-Führung und Teilnahme an der euBP auf Antrag bis zum 31. Dezember 2026 hinausgeschoben werden. Die Daten der Finanzbuchhaltung sind jedoch nicht Teil der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung und müssen nicht übermittelt werden, obwohl die Prüfer das Recht haben, sie sich anzusehen. Freiwillig können diese Daten jedoch auch an den Prüfdienst übermittelt werden.

Was bedeutet das für die Umsetzung im SAP

Schritt 1: Customizing der Personalabrechnung

• Zunächst gehen Sie unter Customizing in der Personalabrechnung auf die Abrechnung Deutschland und wählen dann die Option „Betriebsprüfung“ aus. Anschließend wählen Sie die SV-Prüfung (euBP).

Schritt 2: Einrichtung der Teilapplikation

• Teilapplikation für den SV-Beitragsnachweis AG-/AN-Anteile und Stornodarstellung wären einzurichten. Dies umfasst das Anpassen der Lohnarteneigenschaften, um eine entsprechende Zuordnung zu gewährleisten.

Schritt 3: Prüfung der Behördenkommunikation

• Prüfen Sie die technischen Grundlagen für die Behördenkommunikation (B2A) mit PKCS#7 oder richten Sie sie ein, sofern sie nicht vorhanden sind. Hier müssen die technischen Grundlagen für die Kommunikation überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Schritt 4: Anpassung der Absenderinformationen

• In den Einstellungen für das euBP-Meldeverfahren müssen die Absenderinformationen für das SV-Meldeverfahren angepasst werden.

Schritt 5: Klärung der Prozesse und Tests

• Weitere Aufwände beinhalten die Klärung der Prozesse, die Anpassung der Berechtigungen und die Durchführung von Tests.