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Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine wichtige Neuerung für Arbeitgeber und Steuerberater in Kraft: Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Finanzbuchhaltungsdaten im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP). Diese Verpflichtung markiert einen weiteren Meilenstein in der fortschreitenden Digitalisierung von Verwaltungsprozessen in Deutschland. Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte dieser Neuerung beleuchtet und erklärt, was Unternehmen jetzt beachten müssen.
Was ist die euBP?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist ein Verfahren, das darauf abzielt, Betriebsprüfungen durch die Rentenversicherungsträger effizienter und digitaler zu gestalten. Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber bereits dazu verpflichtet, die für die Betriebsprüfung erforderlichen Entgeltabrechnungsdaten elektronisch zu übermitteln. Dies erfolgt direkt aus einem systemgeprüften Programm heraus, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert und die Genauigkeit der Datenübertragung erhöht.
Neue Pflicht zur Übermittlung von Finanzbuchhaltungsdaten ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 wird die Pflicht zur elektronischen Übermittlung auf die Finanzbuchhaltungsdaten erweitert. Das bedeutet, dass Arbeitgeber und Steuerberater nicht nur die Entgeltabrechnungsdaten, sondern auch die relevanten Finanzbuchhaltungsdaten elektronisch übermitteln müssen. Diese Maßnahme soll sicherstellen, dass alle für die Betriebsprüfung notwendigen Daten vollständig und korrekt vorliegen, was die Effizienz und Transparenz der Prüfungen weiter steigert.
Was bedeutet das für Arbeitgeber?
Für Arbeitgeber bedeutet diese Neuerung, dass sie ihre Systeme und Prozesse rechtzeitig anpassen müssen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Wichtig ist, dass die Daten aus einem systemgeprüften Programm stammen, das den Anforderungen der Rentenversicherungsträger entspricht. Unternehmen sollten daher überprüfen, ob ihre bisher genutzte Software die neue Datenübermittlung unterstützt und gegebenenfalls auf ein geeignetes Programm umstellen.
Anträge auf Verzicht auf die elektronische Übermittlung
Ein besonderer Punkt, der beachtet werden muss, ist der mögliche Verzicht auf die elektronische Übermittlung der Daten. Gemäß § 126 SGB IV haben Arbeitgeber die Möglichkeit, bei den Rentenversicherungsträgern einen Antrag auf Verzicht der elektronischen Datenübermittlung zu stellen. Dieser Antrag konnte bislang für die Entgeltabrechnungsdaten gestellt werden und gilt bis zum 31. Dezember 2026. Mit der neuen Pflicht ab 2025 stellt sich die Frage, ob dieser Verzicht auch für die Finanzbuchhaltungsdaten gilt. Der Gesetzestext differenziert nicht zwischen Entgeltabrechnungsdaten und Finanzbuchhaltungsdaten, sodass ein bereits erteilter Verzicht auch für die neuen Anforderungen gelten könnte.
Fazit
Die Erweiterung der euBP-Pflicht auf die Finanzbuchhaltungsdaten stellt einen weiteren Schritt in der Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsprüfungen dar. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen und ihre internen Prozesse entsprechend anpassen, um ab 2025 rechtskonform zu agieren. Für diejenigen, die einen Verzicht auf die elektronische Übermittlung in Erwägung ziehen, lohnt sich eine frühzeitige Klärung mit dem zuständigen Rentenversicherungsträger, um Unsicherheiten zu vermeiden.
Diese Neuerungen unterstreichen die Bedeutung einer modernen, digitalen Verwaltung, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Rechtssicherheit für alle Beteiligten erhöht. Unternehmen sollten diese Entwicklung aktiv begleiten und ihre digitalen Infrastrukturen entsprechend ausbauen.