Verpflichtender Abruf der Versicherungsnummer ab 2025: Alles, was Unternehmen wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 wird der verpflichtende Abruf der Versicherungsnummer (VAV) für Unternehmen verbindlich. Diese Änderung betrifft vor allem die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Sozialversicherungsdaten und bringt bedeutende Anpassungen in den Prozessen mit sich. In diesem Beitrag erklären wir die neuen Anforderungen, den Ablauf und die konkreten Auswirkungen auf die Praxis.

Was ist der verpflichtende Abruf der Versicherungsnummer (VAV)?

Die Versicherungsnummer wird seit 2024 elektronisch abgefragt, sobald ein Beschäftigungsverhältnis beginnt. Der bisherige manuelle Pflegeprozess wird nahezu vollständig ersetzt, um Fehlerquellen zu minimieren und den Verwaltungsaufwand zu verringern.

Kernpunkte der Änderungen:

• Automatische Abfrage: Die Versicherungsnummer wird elektronisch über das neue Verfahren „Versicherungsnummernabfrageverfahren (VAV)“ abgerufen.
• Eingeschränkte manuelle Eingabe: Nur noch in Ausnahmefällen ist eine manuelle Eingabe der Versicherungsnummer erlaubt.
• Zusätzliche Datenerfassung: Neben der Versicherungsnummer werden künftig auch Geburtsdatum, Geburtsort und ggf. Geburtsname erfasst.
• Mit dem Jahreswechsel 2024/2025 ergeben sich weitere Neuerungen, die eine wichtige Änderung in der Pflege der Stammdaten bedeuten.

Der Prozess ab 2025 im Detail

1. Erfassung im Infotyp Sozialversicherung D (0013)

Das Feld „Versicherungsnummer“ im Infotyp 0013 ist standardmäßig nicht mehr editierbar. Stattdessen wird das Feld „Herkunft der Versicherungsnummer“ hinzugefügt, das angibt, woher die Versicherungsnummer stammt:

Beispielhafte Quellen:

• Elektronische Übermittlung (VAV)
• Manuell erfasst
• Keine eindeutigen Ergebnisse

Reports und Automatisierung

Für die Umsetzung des VAV-Prozesses sind spezifische Reports entscheidend, um die Abfragen und Rückmeldungen effizient zu verwalten. Es wird empfohlen, diese Reports im System zu hinterlegen und bei Bedarf als regelmäßige Jobs zu planen. Eine automatisierte Verarbeitung kann den Workflow erheblich erleichtern, da die Rückmeldung der Versicherungsnummer in der Regel bereits innerhalb von 10 Minuten erfolgt.

2. Statusmeldungen und Rückmeldungen im VAV-Verfahren

Je nach Status der Versicherungsnummerabfrage können folgende Rückmeldungen auftreten:

• VAV ausstehend: Die Abfrage ist noch nicht abgeschlossen.
• Elektronisch übermittelt (VAV): Die Versicherungsnummer wurde erfolgreich abgerufen.
• Kein Ergebnis: Die Abfrage konnte keine Versicherungsnummer zuordnen.

In solchen Fällen müssen stattdessen Geburtsdaten gemeldet werden.

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Sonderfälle und manuelle Anpassungen

Es gibt jedoch Einzelfälle, in denen eine manuelle Eingabe der Versicherungsnummer notwendig ist. Hierzu müssen folgende Schritte durchgeführt werden:

1. Anlage eines Datums im Infotyp 0041: Der Eintrag „Datumsart 38“ wird hinzugefügt.

2. Manuelle Eingabe der Versicherungsnummer: Diese erfolgt im Infotyp 0013, wobei das Feld „Herkunft“ auf „manuell erfassbar“ gesetzt wird. Der Infotyp ist zu dem Datum eingabebereit, dass Sie im Infotypen 0041 mit Datumsart 38 gepflegt haben.

Fehlerfälle im VAV-Verfahren

Trotz der Automatisierung können Fehlerfälle auftreten. Diese sind im Prozess klar definiert:

• VAV nicht eindeutig: Die Rückmeldung konnte die Versicherungsnummer nicht sicher zuordnen.
• VAV kein Ergebnis: Es wurde keine Versicherungsnummer gefunden.

In solchen Fällen kann die Anmeldung auch ohne Versicherungsnummer erfolgen. Stattdessen werden ergänzende Geburtsdaten übermittelt.

Vorteile der neuen Regelung

Der verpflichtende Abruf der Versicherungsnummer bringt mehrere Vorteile mit sich:

• Automatisierung: Reduzierter manueller Aufwand und weniger Fehler durch standardisierte Prozesse.
• Effizienzsteigerung: Schnellere Bearbeitung von Sozialversicherungsdaten.
• Rechtssicherheit: Korrekte und aktuelle Versicherungsnummern durch direkte Abfrage.

Schritt-für-Schritt-Übersicht der Umsetzung

1. Vorbereitung der Systeme:

• Anpassung des SAP-Systems gemäß den neuen Vorgaben.
• Information bzw. Schulung der Mitarbeiter, insbesondere in HR-Abteilungen.

2. Durchführung des VAV-Prozesses:

• Automatisierter Abruf der Versicherungsnummer bei Beginn des Beschäftigungsverhältnisses.
• Manuelle Erfassung nur bei Ausnahmefällen.

3. Überwachung der Rückmeldungen:

• Verarbeitung der Ergebnisse im Infotyp 0013.
• Umgang mit Fehlerfällen (z. B. fehlende oder nicht eindeutige Versicherungsnummern).

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Fazit

Die neuen Regelungen stellen einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung dar. Mit dem verpflichtenden Abruf der Versicherungsnummer wird eine Grundlage für eine noch präzisere und zuverlässigere Verwaltung von Sozialversicherungsdaten geschaffen.